Cuando se trata de reuniones de trabajo rara vez hay puntos medios: Hay quien las disfruta y busca sacarles el máximo provecho, pero también están aquellos que las sufren y las consideran innecesarias. Lo cierto es que suelen ser imprescindibles, al menos algunas de ellas, puesto que todo trabajo colaborativo requiere encuentros periódicos e incluso las personas que trabajan por su cuenta necesitan sentarse cada tanto a conversar con sus clientes.

Así que, si entendemos que las reuniones son parte de nuestro desarrollo profesional, ¿por qué no enfocarnos en sacar lo mejor de ellas? A continuación te daré unos consejos para que tengas reuniones de trabajo tan exitosas que hasta el más reacio podrá comenzar a mirarlas con otros ojos y a reconocer su valor.

Antes de la reunión.

Una de las quejas más frecuentes en relación a las reuniones de trabajo es la poca utilidad de las mismas. Y es un comentario válido cuando dejamos de lado los prejuicios y nos damos cuenta de la cantidad de reuniones que podrían evitarse, ser sustituidas por un correo o por un pequeño encuentro de corta duración.

Es por eso que algunos de los pasos previos para tener excelentes reuniones se centran justamente en identificar qué tan conveniente es hacerlas y cuáles serían los puntos indispensables a tratar. Si estás pensando en hacer una reunión con tu equipo de trabajo, puedes usar las siguientes preguntas como un primer filtro:

¿Es necesario realizar esta reunión?

¿Cuáles son los temas prioritarios? ¿Por qué?

Como consejo general, mantén las cosas simples y no pierdas de vista lo importante, es mejor tener varios encuentros puntuales que alcancen los objetivos que reuniones largas que intenten abarcarlo todo y acaben agotando y confundiendo al equipo.

¿Quiénes deberían participar? Puedes elegir aquellos cuya presencia sea imprescindible y también notificar a otros que pudieran asistir si lo creyeran conveniente, sin que su ausencia perjudique el desarrollo de la reunión. Estudios indican que, cuando se trata de desarrollar ideas, los empleados consideran que los grupos pequeños funcionan mucho mejor. Así que ten presente tu objetivo a la hora de determinar el número de participantes.

¿Con cuánto tiempo debería avisarles a mis compañeros, para no afectar sus compromisos laborales?

¿Necesito algún espacio o recurso adicional para que el encuentro sea tan efectivo como quiero?

Responder estas interrogantes te ayudará a tomar decisiones y a hacer una buena planificación. Además, cuando cuidas estos detalles desde el inicio los demás se sienten respetados y valorados, lo que disminuye esa connotación tan negativa que tienen algunos de las reuniones.

Consideraciones adicionales para planificar con éxito una reunión.

Si has tomado la decisión de seguir adelante, es importante que te prepares con antelación (especialmente si vas a ser el líder) y no des nada por sentado. No basta con conocer los temas a tratar, es necesario priorizarlos, establecer un tiempo razonable para discutir cada uno y preparar todos los recursos extra que faciliten que el encuentro se desarrolle de la mejor forma posible.

Cuando hablo de estar preparado no quiero decir que seas rígido. La flexibilidad, sobre todo al trabajar en grupo, es importante, pero también lo es no caer en la improvisación y aprovechar cada oportunidad para dar lo mejor de nosotros.

Durante la reunión.

Una vez llegado el día de la reunión, comienza a la hora acordada. Es sumamente molesto (e irrespetuoso para los asistentes) esperar mucho tiempo por otros y, además, eso favorece que en encuentros futuros las personas le resten importancia a la puntualidad.

Independientemente de si todo el equipo te conoce o acaban de verse, es recomendable que adoptes una rutina como la que tienes a continuación para iniciar con toda la claridad posible e ir centrado la atención en lo que está por ocurrir.

– Dar la bienvenida.

– Presentación personal.

– Sugerir el uso limitado de dispositivos electrónicos.

– Introducción al objetivo de la reunión y a los temas a discutir (si hay varios aspectos a tratar, puedes tener un apoyo visual que les sirva de orientación y recordatorio a todos los presentes).

– Nombramiento del líder o moderador de la reunión.

¿Qué hacer ante eventos no planificados?

Por otro lado, puede que surjan temas o ideas no relacionados al objetivo de la reunión. No te preocupes si sucede, es natural. Lo que puedes hacer en esos casos es escuchar, tomar notas y comunicarle al equipo que sus observaciones serán tomadas en cuenta y atendidas a la brevedad posible. Si ocurre algún roce, no te involucres de manera personal e intenta conciliar si es algo que puede hacerse rápidamente, en caso contrario puedes reconocer el malestar de la persona y proponer que se trabaje posteriormente en un espacio que sea más adecuado para eso.

Si tu equipo de trabajo es numeroso y es de los que de distraen durante las reuniones, una gran idea es llevar una pelota suave (de goma espuma, por ejemplo) y arrojarla a la persona que vaya a hablar. Con este cambio tan sutil podrás aligerar el ambiente y mantener a todos atentos durante la reunión.

Como consejo adicional, te invito a que observes muy atentamente toda la dinámica que se establece: quiénes buscan sobresalir, quiénes se quedan callados, quiénes crees que pueden aportar pero no lo hacen, etcétera. Esto te servirá para trabajar con ellos en privado, planificar futuras reuniones o hacer ajustes en el equipo de trabajo.

Hay reuniones que terminan siendo tan provechosas que necesitan extenderse. Así que, si crees que vale la pena prolongar el encuentro, no des por sentado que todos se pueden quedar, consulta sus opiniones y evalúa las sugerencias. Si está cerca la hora de la comida considera pedir un snack para que puedan compartir y continuar de una manera más despreocupada.

Después de la reunión.

Aunque haya finalizado el encuentro, aún quedan cosas por hacer. La primera es aprovechar que tienes toda la información fresca y hacer un registro personal que incluya las vivencias e insights que hayas tenido durante la reunión.

Posteriormente, puedes enviar un mensaje o correo a todos los asistentes agradeciéndoles por su participación y recordándoles los temas tratados y aquellos que fueron dejados para una futura ocasión. Puedes animarlos también a hacer comentarios o a aclarar cualquier duda.

Llegado a este punto es momento de incluir a quienes no hayan asistido, ellos también son forman parte del equipo. Envíales un breve resumen de lo ocurrido y de las conclusiones a las que llegaron, hazles saber que su participación importa y que esperas que puedan integrarse a los encuentros venideros.

Luis Gil– Inspira y Avanza. Puedes tener la vida que deseas. Sabemos cómo guiarte: www.luisgilconsultoria.com